Checklista inför 80-årsdagen: för barnen som ordnar den

Två månader före: fråga den som fyller år först

Det är lätt för barnen att planera den fest de själva tror att mamma eller pappa vill ha. Fråga i stället, gärna med konkreta val: kaffe hemma eller i en lokal, öppet hus eller en bestämd tid, få eller många. Svaret är ofta mindre än barnen hade tänkt sig.

Fråga också vilka hen helst vill träffa. Gamla grannar, en kusin, en vän från arbetslivet. Det är de namnen som är svåra att hitta senare, och som ofta betyder mest.

• Bestäm dag och tid på dagen. Eftermiddag passar oftast bättre än kväll.
• Välj öppet hus eller kaffe på en bestämd tid.
• Gör gästlistan tillsammans med den som fyller år.
• Leta reda på telefonnummer och adresser till de äldre gästerna.

Sex till åtta veckor före: lokal och inbjudan

Lokalen avgör om de äldsta gästerna kan komma alls. Fråga efter trappor, toalett i samma plan, parkering nära entrén och om det går att ställa en rullator vid bordet. Ett församlingshem eller en bygdegård har ofta allt det, och kan behöva bokas i god tid.

Skicka inbjudan på två sätt: en länk till dem som läser på telefonen och ett kort på papper till dem som inte gör det. Sätt sista svarsdag och skriv vem gästerna kan ringa.

• Boka lokal utan trappor, eller bestäm att det blir hemma eller på boendet.
• Skicka inbjudan, med länk och på papper.
• Fråga i inbjudan om någon behöver skjuts.
• Fråga om specialkost, till exempel mat utan socker.

Tre till fyra veckor före: dela upp arbetet

När syskon bor i olika städer är det lätt att den som bor närmast får göra allt. Dela upp ansvaret tidigt och skriv ner vem som gör vad. Den som bor långt bort kan ringa gästerna, samla hälsningar och göra bildspelet. Den som bor nära kan ta lokalen, maten och skjutsarna.

• Beställ tårta och bestäm vad som mer ska serveras.
• Ordna skjuts till dem som har bett om det.
• Fråga vem som vill hålla tal, och bestäm en tid för talen.
• Be dem som inte kan komma om en hälsning.
• Boka mikrofon om lokalen inte har en.

Veckan före: ring dem som inte har svarat

Äldre gäster svarar ofta inte alls, eller svarar till den som fyller år i stället för till den som ordnar. Ring dem som saknas, och fråga samtidigt den som fyller år vem hen har pratat med.

• Ring dem som inte har svarat.
• Bekräfta skjutsarna med både förare och gäst, med tid och adress.
• Lämna antal till bageriet och lokalen.
• Skriv ut hälsningarna som har kommit in.

På dagen: en person för den som fyller år

Ge en person ett enda ansvar: att vara nära den som fyller år. Se till att hen får sitta, dricka, ta sina mediciner och vila en stund om det behövs. Den personen ska inte också duka, skära tårta eller ta emot gäster.

Ställ den som fyller år där hen ser alla som kommer in och kan sitta ner. Ha ett lugnt rum, eller en stol i ett hörn, där hen kan vila utan att festen tar slut.

Efteråt: bilder på papper

Gästerna tar många bilder, men en 80- eller 90-åring tittar sällan i en mobil. Samla bilderna, välj de bästa och skriv ut dem, gärna tillsammans med hälsningarna. Det blir något att visa för dem som kommer på besök långt efter dagen.