Checklista inför 40-årsfesten: från tre månader till dagen efter

3 månader före: de beslut allt annat hänger på

Tre saker låser varandra — datum, budget och antal gäster — och inget annat går att bestämma förrän de tre är satta. Gästlistan avgör vilka lokaler som ens är möjliga, budgeten avgör om det blir sittande middag eller mingel, och datumet avgör vad som är ledigt.

• Sätt datum. Kolla mot lov, storhelger och de närmaste vännernas kalendrar innan du låser.
• Skriv gästlistan. Ett ungefärligt antal räcker, men skriv namnen — det ger ett ärligare tal än en gissning.
• Bestäm en budget och vad den ska räcka till.
• Boka lokal eller restaurang. Populära ställen i storstäderna är ofta bokade långt i förväg för lördagar.

6–8 veckor före: bjud in

Skicka inbjudan när lokalen är bokad, inte innan. En inbjudan utan adress genererar frågor du ännu inte kan svara på.

• Skicka inbjudan med datum, tid, adress, klädkod och sista svarsdag.
• Sätt sista svarsdag minst en vecka före lokalens egen deadline.
• Bestäm hur du vill ha det med presenter, och skriv det i inbjudan.
• Fråga om allergier och specialkost samtidigt som du frågar om närvaro.

3–4 veckor före: innehållet i kvällen

Nu vet du ungefär hur många ni blir, och kan planera vad som faktiskt ska hända.

• Boka det som ska underhålla — DJ, band, quiz, eller en spellista som någon annan än du ansvarar för.
• Fråga de som ska hålla tal, i god tid. Ingen skriver ett bra tal på två dagar.
• Utse en toastmaster om det blir tal, även en informell.
• Bestäm meny och dryck med stället, och stäm av specialkosten.
• Planera hur gäster tar sig hem sent på kvällen.

Veckan före: stäm av och stäng

Det här är veckan då sena avhopp kommer och detaljer ändras. Håll en kanal där ändringar syns för alla, annars sprids de i sms som halva sällskapet missar.

• Lämna slutgiltigt antal och specialkost till stället.
• Ring de som fortfarande inte svarat.
• Stäm av tider med toastmaster, kök och eventuell underhållning.
• Skicka en påminnelse med tid och adress två dagar före.
• Bestäm vem som håller i tårtan, presenterna och kameran, så att det inte blir du mitt i festen.

På festdagen

Din enda uppgift på festdagen är att vara på festen. Allt annat ska vara någon annans jobb vid det här laget.

• Kom till lokalen i god tid och gå igenom rummet och tiderna.
• Lämna över tidsplanen till toastmastern.
• Ha en person som möter upp gäster som inte hittar.
• Ät något innan gästerna kommer.

Dagen efter

Den delen som nästan alltid glöms bort, och den som gästerna faktiskt minns: bilderna. Bestäm före festen var de ska hamna, så att de inte ligger kvar i tjugo olika telefoner.

• Samla bilderna på ett ställe medan folk fortfarande minns att de tog dem.
• Tacka de som hjälpte till.
• Hämta det som lämnats kvar i lokalen.

Vanliga frågor

Hur långt i förväg ska man börja planera en 40-årsfest?

Ungefär tre månader före, och tidigare om du vill ha en populär lokal på en lördag. Datum, budget och gästlista är de tre besluten som allt annat hänger på.

När ska inbjudan till 40-årsfesten skickas?

Sex till åtta veckor före, och först när lokalen är bokad så att adressen kan stå med. Kräver festen resa eller övernattning är tre månader rimligare.

Vad glömmer man oftast när man planerar en 40-årsfest?

Att bestämma vem som gör vad under kvällen, och att bestämma var bilderna ska hamna efteråt. Båda faller annars på den som fyller år.