OSA till 40-årsfesten: sista svarsdag, påminnelser och de som aldrig svarar

Sätt svarsdagen efter ditt eget sista beslut

Sista svarsdag är inte en artighet, den är en deadline du själv har. Räkna baklänges från den dag du måste lämna ett antal till restaurangen, cateringen eller lokalen, och lägg svarsdagen minst en vecka före. Den veckan går åt till att jaga de sista.

Behöver stället ditt antal tio dagar innan, och festen är den 14 juni, är sista svarsdag den 24 maj — inte den 7 juni. Sätter du den för nära festen har du ingen marginal kvar när fem personer svarar för sent, vilket fem personer alltid gör.

Fråga om allt på en gång

Varje sak du inte frågar om i OSA:n blir en separat konversation senare. Fråga direkt om det du kommer att behöva veta:

• Kommer du? Ja, nej, eller vet inte än.
• Hur många är ni? Sambo och barn räknas.
• Äter du allt? Allergier och specialkost per person, inte per hushåll.
• Behöver du hjälp att ta dig hem?

Räkna med bortfall — men bara det du faktiskt ser

Tumregeln att "tio till femton procent hoppar av" är just en tumregel, och den gäller inbjudningar som gått brett. Har du bjudit tjugofem nära vänner personligen är bortfallet oftast mindre, och det som händer i stället är sena avhopp veckan före.

Det som faktiskt hjälper är att veta vilka som svarat vad, hela tiden, i stället för att räkna ihop en gruppchatt, tre sms och två samtal kvällen före.

Påminnelsen som fungerar

De flesta som inte svarat har inte tackat nej — de har öppnat inbjudan i telefonkön och tänkt svara sedan. En påminnelse ungefär en vecka före sista svarsdag fångar upp de flesta av dem.

Håll den kort och ta bort arbetet: upprepa datum och tid, säg att du behöver veta senast den 24 maj, och lägg länken sist. Skriv den till hela gruppen som inte svarat, inte som ett personligt "jag har inte hört av dig" — det senare läser sig som en tillrättavisning.

Har någon fortfarande inte svarat två dagar efter deadline: ring. Ett samtal på trettio sekunder avslutar det som fem meddelanden inte gjorde.

Håll svaren på ett ställe

Det tunga med OSA är sällan själva frågan, det är att svaren kommer in i fyra kanaler och att du är den enda som har hela bilden. En festsida samlar dem: gästen svarar på sidan, en person kan svara för hela hushållet, och specialkost noteras per gäst. Du ser Svar-listan uppdateras i stället för att föra egen bok.

Färdiga texter att låna

Hej! Påminnelse om Saras 40-årsfest lördag 14 juni kl 18:00 på Strandvägen 7.

Jag behöver veta hur många vi blir senast söndag 24 maj — säg till om du kommer, och om du inte äter allt.

Tack!

Hej! Jag lämnar antalet till restaurangen imorgon bitti. Hör av dig idag om du vill vara med på Saras fest den 14 juni — annars räknar jag med att vi ses en annan gång.

Vanliga frågor

När ska sista svarsdag vara för en 40-årsfest?

Minst en vecka innan du själv måste lämna ett antal till lokalen eller cateringen. För en fest i mitten av juni med tio dagars framförhållning hos stället landar det kring tre veckor före festen.

Vad betyder OSA?

Om svar anhålles — att värden ber om besked om du kommer. Motsvarigheten på inbjudningar på engelska är RSVP.

Hur påminner man gäster som inte har svarat?

Ett kort gruppmeddelande cirka en vecka före sista svarsdag, med datum, deadline och länken. De som fortfarande är tysta två dagar efter deadline är värda ett telefonsamtal i stället för fler meddelanden.

Hur många av de inbjudna brukar tacka nej?

Det varierar med hur brett du bjudit. En bred inbjudan tappar oftare gäster än en personlig, och de sena avhoppen kommer typiskt veckan före festen — så håll marginal mot lokalens deadline.